Es gibt Organisationstools und vor allem -Apps, die deinen Alltag deutlich erleichtern können. Ob im Studium, im Arbeitsalltag, in deiner Freizeit oder wie bei uns in der Selbstständigkeit, gibt es Tools auf die du nicht mehr verzichten möchtest – versprochen! 

 

1. Trello

Trello ist ein Organisationstool, welches du online, aber auch als App verwenden kannst. Wir empfehlen immer beide Funktionen zu nutzen, damit du auch von unterwegs auf deine Boards zugreifen kannst. Trello basiert auf der Kanban-Methode und eignet sich zum Erstellen und Abarbeiten von Karten (sogenannten Boards). Das Tool ist super für flexible Teamarbeit, da die Boards fortlaufend synchronisiert werden.

 

 

Wofür du Trello nutzen kannst: 

Das Tool ist individuell und kreativ einsetzbar! 

 

Für Kooperationen 

Legt euch für jeden Monat ein Board an, wo ihr eure Kooperation in ‚To Do, in Arbeit und erledigt‘ anlegt. Für jede einzelne Kooperation könnt ihr einzelne Karten hinzufügen, wo ihr eure Vergütungen, Timings und vor allem Briefings und Verträge abspeichern könnt. So könnt ihr von überall aus auf eure Informationen zugreifen und müsst nicht in euren Mails nach der richtigen Datei, Link oder dem richtigen Code suchen. 

Für Projekte 

Kreiert ein Board für ein Projekt, um alle anstehenden To Do’s und Timings abzulegen. Gibt es Links und Quellen, die ihr sammeln wollt? Alles kein Problem. Arbeitet ihr gemeinsam mit anderen Personen an diesen Projekt? Auch kein Problem, da ihr gemeinsame Boards erstellen könnt und andere Nutzer hinzufügen könnt. 

Als persönliche To Do Liste 

Es gibt To Do’s, da reichen einfache Listen einfach nicht aus. Bei Trello habt ihr die Möglichkeit Bilder und Dateien hinzuzufügen und die Karten auch zu verschieben, wenn sich beispielsweise die Priorität ändert. 

Für Haus-, Bachelor- oder Masterarbeiten 

Erstellt euch Boards zu den einzelnen Kapiteln eurer Arbeit oder sammelt alle wichtigen Quellen oder Zitate in einer Karte. So könnt ihr von überall aus auf das Tool zugreifen und habt einen Ort statt viel zu viele Ordner auf eurem Laptop. Die visuelle Ansicht der Boards wird dir helfen, Struktur in deine Arbeit zu bekommen. 

 

2. Google Kalender 

Wir nutzen den Google Kalender schon ziemlich lange und da wir mit dem Tool so zufrieden sind, möchten wir es euch weiterempfehlen. 

Diesen Kalender könnt ihr, wenn ihr Gmail verwendet, auch online benutzen. Allerdings bevorzugen wir, vor allem von unterwegs, die Applikation. 

Ihr habt Möglichkeiten Personen in einen Termin hinzuzufügen, eure Termine und To Do’s mit verschiedenen Farben zu kennzeichnen, damit ihr die Übersicht nicht verliert und zudem auch weitere Funktionen in den einzelnen Terminen vornehmen. 

 

Wofür du Google Kalender nutzen kannst: 

Private Nutzung 

Der Kalender eignet sich natürlich auch dafür, um keine Geburtstage zu vergessen. Jedoch kannst du deine Termine oder Verabredungen auch sehr gut mit deiner Familie und mit deinen Freunden teilen. 

Arbeitskalender 

Wir nutzen den Google Kalender zum Beispiel für beides, indem wir mit verschiedenen Tags arbeiten und somit wissen was privat und beruflich ist. Arbeitstechnisch eignet er sich sehr gut, um alle Infos in einer Erinnerung unterzubringen und auch Kunden oder Kollegen zu dem Termin hinzuzufügen. 

 

3. Wunderlist

Wunderlist ist eine Applikation, die dir ermöglicht viele und viele verschiedene To Do Listen zu erstellen und zu verwalten. Du kannst bestimmte To Do’s mit roten Flaggen kennzeichnen und somit priorisieren. Damit du nichts vergisst, kannst du dir sogar Erinnerungen für jedes To Do einstellen und für die Kollaboration, beispielsweise auf der Arbeit, kannst du Listen per Mail mit Anderen teilen.

 

Wofür du Wunderlist nutzen kannst: 

Private Nutzung 

Stichwort „Generation Mobile“ – wir sind heutzutage immer unterwegs und vergessen durchaus mal unseren Einkaufszettel Zuhause. Durch Wunderlist hast du ihn immer dabei. Wunderlist eignet sich auch super für WGs, wenn es darum geht, wer was demnächst für die Wohngemeinschaft zu erledigen (oder zu putzen) hat.

Berufliche Nutzung 

Wunderlist hilft dabei, wenn du deine Aufgaben auf der Arbeit für dich strukturieren möchtest. Fast jeder Arbeitgeber erlaubt den Download der App.  

 

4. 1Password 

Ein Tool, welches nicht nur für vergessliche Menschen geeignet ist. Bei 1Password brauchst du, wie der Name schon sagt, nur ein Passwort. Mit diesem selbst angelegten Passwort kannst du geordnet und sortiert all deine anderen Passwörter verwalten und kannst sogar verschiedene Kategorien hinzufügen. Bei jedem angelegten Passwort hast du die Möglichkeit weitere Informationen, Nummern oder auch Links hinzuzufügen. 

 

Wofür du 1Password nutzen kannst: 

Private Nutzung 

Heutzutage brauchen wir auch privat einige Passwörter und Zugänge. Kreditkarten, Onlinebanking, Apps, E-Mail Accounts und vieles mehr können alles in einer App abgespeichert werden und man muss sich nur noch ein Passwort merken. 

Berufliche Nutzung 

Es ist nämlich auch möglich das Tool auf dem PC oder Laptop zu nutzen. So können Passwörter und Zugänge, die beruflich genutzt werden, auch für alle abgelegt werden und es kommt zu weniger Fragen und vor allem Sicherheitslücken.

 

5. Google Drive 

Google Drive ist für uns ein weiteres Organisationstool, welches nicht mehr wegzudenken ist. Das Tool ist ein Filehosting-Dienst (oder kurz: Cloud), mit dem du deine Dateien online speichern, teilen und bearbeiten kannst. 

 

 

Wofür du Google Drive nutzen kannst: 

Bildersendungen 

Du musst jemandem Bilder oder Grafiken zusenden und das nicht nur einmal sondern immer wieder? Dann erstelle dir einen Ordner in Drive, schicke der anderen Person den erstellten Google Drive Link und somit hat sie immer das Recht Bilder aus den angelegten Ordern anzusehen, herunterzuladen aber auch selber Bilder hinzuzufügen.

Projekte 

Wenn du Projekte hast, ob beruflich oder privat, wo du viele verschiedene Dateien und Bilder benötigst aber auf diese gerne von überall zugreifen möchtest, so ist Google Drive genau das richtige Tool für dich. Der Speicher ist enorm groß und du kannst in Google Drive selber so viele Ordner und Unterordner erstellen wie du nur möchtest. Du kannst verschiedene Personen individuelle Ordner ‚freigeben‘ und euch somit einen ‚Onlinedesktop‘ zusammen erstellen. 

Als Onlineablage 

Wir nutzen Google Drive auch dafür, um Dokumente für unsere Mitarbeiter schnellstmöglich zugänglich zu machen. Denn Briefings und andere Dokumente werden ständig angepasst von uns und unserem Team und somit ist es nicht möglich diese ständig ‚neu‘ an alle per Mail zu verschicken. In diesem Tool können Tabellen, Schriftdateien und vieles mehr direkt erstellt werden und es wird jede Veränderung direkt abgespeichert und ist somit für alle sichtbar. 

 

6. Slack 

Slack ist das Kollaborations- und Kommunikationstool der neuen Generation. Es sieht aus wie ein Messenger, kann aber noch viel mehr. Das Tool versucht die E-Mail zu verdrängen und praktische Echtzeit-Kommunikation durchzusetzen. Die sogenannten „Channels“ sind thematisch geordnet und können für jeden öffentlich zugänglich sein oder als geschlossene Kommunikationsräume eingerichtet werden. Das „Searchable Log of All Communication and Knowledge“ lässt sich mit Hilfe von Stichwörtern super schnell nach Dateien oder Nachrichten durchsuchen. 

Das Besondere an diesem Tool ist, dass du andere Apps, wie Microsoft Word oder SurveyMonkey, problemlos einbinden kannst und kein anderes Programm mehr öffnen musst.  

 

 

Wofür du Slack nutzen kannst:

Private Nutzung 

Falls du ein Projekt zusammen mit Freunden planst, aber alles in WhatsApp zu planen zu umständlich und unübersichtlich ist oder niemand in die eingerichtete Cloud schaut, in der du Dateien hochgeladen hast, ist Slack das Tool deiner Wahl! Bis zu 10.000 Nachrichten kannst du das Tool umsonst nutzen. 

Berufliche Nutzung 

Wenn es eine Sache gibt, die uns bei der Arbeit extrem nervt, sind es Korrekturschleifen und ewig lange Konversationen via Mail. Nicht ohne Grund setzen Großkonzerne wie die LVMH Moët Hennessy – Louis Vuitton SE auf Slack. Entwürfe können in Slack gepostet und innerhalb von Sekunden, durch z.B. Emojis von Vorgesetzten, abgesegnet werden. Angenommen eine Frage kann von einem beliebigen IT-ler beantwortet werden, ist es ganz leicht einen Slack Channel für Technikfragen einrichten und der Informatiker, der gerade Zeit hat, beantwortet diese.

 

Wir hoffen, dass dir unsere Tipps für eine bessere Organisation bei der Arbeit geholfen haben und freuen uns von dir zu hören! Vielleicht kannst du uns auch das ein oder andere Tool in den Kommentaren empfehlen?

Wenn wir schon beim Thema Organisation sind, schau dir auch gerne unseren beispielhaften Marketingkalender aus dem Monat Juli an. Ein neuer folgt demnächst!

 

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Dein #happykingagency Team